説明上手は明瞭簡潔

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忙しい仕事の合間に行われる部下から上司への説明は、簡潔でなければならない。  ところが、説明の話し方がまずいと、すんなり通るものもいたずらにこじれてしまうことがある。説明の話し方次第で、「仕事ができない」「能力がない」と思われる  こう思われないために次の点を注意しよう。
@TPOに気をつかう相手の時間、場所、都合などを考える。難しい説明を、忙しいときに聞いてもらおうと思っても無理だろう。まずは、相手の都合の確認した上で話しを進める。そして、説明は、自分の一方的なペースではなしかけても、相手は耳を傾けない。    耳を傾けたくなるムードづくりも必要になってくる。
A要点を絞り論理的に話しをする。  自分が説明しようとする内容に必要なデータや資料を順番よく使って説明する。  間違った話しをしたり、単なる思いつきで話をするなど、論理的な話しになっていない。また、支離滅裂であったりで、説明の組み立てが悪いと、せつかくの情報も間違った結論になってしまい、相手をいらつかせることにもなってしまう。    
B相手の理性と感情に訴える相手を思いやり、相手の立場にたって常にどうすれば相手が納得しやすいかを考える必要がある。その時々に応じ、態度や話し方を変えて話す必要がある。 論理的な説明は、時に相手から反発されることがある。だからこそ、その時々に応じ、態度や話し方を変えて話す技術も必要である。理性だけではなく感情的にも訴えなければならない。
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